Quelques règles à connaitre pour bien archiver ses documents

Voici quelques règles à connaître lorsque l’on a une entreprise en Suisse concernant l’archivage de ses documents.

Certaines pièces doivent être conservées pendant plusieurs années et selon des conditions précises. Ces obligations sont souvent découvertes tardivement, au moment d’un contrôle, d’une demande de la fiduciaire ou lorsqu’il faut retrouver une information ancienne.

Comprendre les bases permet non seulement d’être conforme, mais surtout d’éviter de reconstruire l’historique d’une activité plusieurs années après.

1. La règle principale : 10 ans

En Suisse, la règle vient du Code des obligations (art. 958f CO).

Les entreprises doivent conserver pendant 10 ans :

• les livres comptables

• les pièces justificatives (factures, reçus, justificatifs)

• les relevés et documents financiers

• la correspondance commerciale (y compris les e-mails professionnels)

• le rapport de gestion et le rapport de révision

Le délai commence à la fin de l’exercice comptable concerné.

👉 Concrètement : une facture de mars 2025 doit être conservée jusqu’au 31 décembre 2035.

2. Papier ou numérique : les deux sont autorisés

Bonne nouvelle : la loi suisse autorise l’archivage électronique.

Les documents peuvent être conservés :

• sur papier

• sous format numérique

• ou sous toute forme équivalente

À condition que :

• le lien avec la transaction soit garanti

• le document reste lisible dans le temps

• il soit accessible à tout moment

Autrement dit : scanner un document suffit… seulement si on peut prouver qu’il n’a pas été modifié.

3. Ce que signifie “archivage conforme”

Un dossier dans un cloud ou un disque dur n’est pas automatiquement un archivage légal.

Pour être conforme, un système doit garantir :

1. L’intégrité

Le document ne peut pas être modifié sans laisser de trace.

2. La lisibilité

On doit pouvoir l’ouvrir dans 10 ans.

3. L’accessibilité

Une personne autorisée doit pouvoir le retrouver rapidement.

Ces exigences sont précisées dans l’ordonnance sur la tenue et la conservation des livres comptables (Olico).

4. Les documents concernés (dans la pratique)

Dans une PME, cela inclut notamment :

Comptabilité

• factures émises et reçues

• justificatifs de paiement

• TVA

• relevés bancaires

• bilans et comptes de résultat

Commercial

• contrats

• devis acceptés

• correspondance importante

• e-mails engageants

Ressources humaines

• salaires et données financières liées aux collaborateurs

La plupart de ces documents doivent être conservés 10 ans.

5. Pourquoi l’archivage est aussi un outil de travail

On pense souvent que l’archivage sert à éviter une amende. En réalité, il sert surtout à éviter de perdre du temps.

Un bon archivage permet :

• de répondre rapidement à la fiduciaire

• de gérer un contrôle fiscal sans stress

• de retrouver un accord client en quelques minutes

• de ne pas reconstruire l’historique d’une décision

Un mauvais archivage, lui, transforme chaque recherche en enquête.

6. Les erreurs fréquentes

Voici celles que l’on voit le plus souvent :

• scanner sans organiser

• mélanger documents personnels et professionnels

• conserver plusieurs versions sans savoir laquelle est officielle

• stocker sans sauvegarde

• dépendre d’une seule personne qui “sait où c’est”

Le problème n’est pas le volume de documents, c’est l’absence de système dès le départ.

Besoin de mettre un système d'archivage en place ? Je suis là pour vous accompagner.